Zkrácené úvazky: přehlížený nástroj, který řeší nedostatek lidí v retailu a výrobě

Nedostatek kvalifikovaných lidí v retailu a výrobních firmách je dlouhodobý problém. Řešením jsou další nábory, benefity nebo investice do automatizace. Tato řešení ale často naráží na své limity. Přesto na trhu práce zůstává jedna skupina pracovníků dlouhodobě mimo hru: rodiče na mateřské a rodičovské dovolené, nebo ti, kterým již skončila. Důvodem však není jejich nedostatek zájmu o práci. Problém spočívá v tom, že firmy často neví, jak vykročit z vyjetých kolejí a zapojení flexibilních sil prakticky řídit. Flexibilní úvazky přitom nemusí znamenat organizační chaos, protože při správném nastavení – jasném vymezení kompetencí, adaptaci na plánování směn a fungující předávání agendy – mohou naopak přispět ke stabilizaci týmů i výkonu.

Proč se firmy obávají flexibilních pracovních úvazků?

Firmy se bojí, že jednak flexibilní úvazky zkomplikují plánování směn a zároveň s větším počtem lidí roste riziko jejich nepřítomnosti, například kvůli nemocnosti dětí. Jako další problém vidí manažeři v komplikovanějším řízení týmu, kde může u zaměstnanců na plný úvazek vzniknout pocit nespravedlnosti z toho, že „my tu musíme sedět od devíti do pěti a oni si odcházejí dřív“. V neposlední řadě jsou flexibilní úvazky často „nežádoucí“, protože jsou finančně a administrativně náročnější a to i přes to, že v České republice platí od roku 2023 zákonná sleva 5 % na sociálním pojištění u vybraných skupin zaměstnanců, kteří pracují na zkrácený úvazek (8 – 30 hodin týdně). Do této skupiny patří právě rodiče pečující o děti do 10 let. Zároveň mají také zaměstnanci, kteří pečují o dítě do 7 let a jejich výdělek je nižší než minimální mzda, možnost zažádat svou zdravotní pojišťovnu o doplatek na zdravotním pojištění.

Reálně však tyto překážky nepramení z nemožnosti systém nastavit, ale z faktu, že většina firemních procesů je nastavena na plné úvazky jako na jediný výchozí stav. Jakmile se tento předpoklad zpochybní, otevírají se nové, efektivnější varianty.

Rodiče mají jiné časové okno: jak může flexibilita fungovat v praxi.

Ve firmách stále převládá tradiční představa, že zaměstnanec musí být k dispozici buď „naplno“, nebo vůbec. Tento binární pohled sice částečně narušila možnost home office, který je však aplikovatelný převážně v administrativě. V retailu, logistice či výrobě práce z domova jako pracoviště fungovat nemůže.

Právě v těchto odvětvích ale představa “všechno, nebo nic” selhává nejvíce – projevuje se to vysokou fluktuací, neobsazenými směnami a ztrátou cenného know-how, které nenávratně mizí, protože zaměstnanci a zaměstnankyně nemají po skončení rodičovské podmínky na návrat do práce. Rodiče na mateřské či rodičovské nejsou méně kvalifikovaní. Jen mají omezenější disponibilitu v čase, kvůli zajištění chodu domácnosti a péči o děti. A proto by se management firem neměl ptát, zda mohou tito lidé pracovat, ale kdy a v jakém rozsahu. Jejich snaha o návrat do práce je často neoddiskutovatelná.

Zkrácený úvazek jako pevná součást směny

Řešením by mohlo být, kdyby se zkrácený úvazek stal standardní, pevně naplánovanou rolí v systému. V retailu nebo logistice by to znamenalo rozbití klasické osmihodinové směny na kratší časové bloky. Například ranní blok (06:00 – 10:00) pro pokrytí vybalování zboží, příjem materiálů nebo odpolední blok (15:00 – 19:00) pro pokrytí nákupní špičky v prodejnách. Manažer by v tomto případě neplánoval lidi, ale časová okna a jasně by definoval proces předávání úkolů (např. skrze digitální checklisty). Tento model by šel uplatnit například také u řidičů MHD, kdy je ráno a odpoledne větší míra cestujících.

Sdílené pozice

Model, kdy jedno pracovní místo a jednu agendu sdílejí dva lidé na poloviční úvazek je tak ideální variantou pro všechny zaměstnavatele, kteří řeší směny a pracovní harmonogramy. Nejedná se tak pouze o retail, ale o všechny pozice, které vyžadují kontinuitu nezávislou na výkonu jedné osoby/zaměstnance (např. administrativní podpora provozu, zadávání objednávek, reporting, HR agenda či správa BOZP).

Z pohledu řízení jde o jednu roli, jen s jiným rozpisem odpovědností. Zde je důležité správně nastavit předávání informací mezi osobami tak, aby nedocházelo ke zpomalení procesu, ale k jeho plnému využití (např. sdílené rozhraní v CRM nebo pravidelný 15minutový překryv směn).

Firmy hledající zaměstnance na tyto pozice se v praxi často obracejí na specializované platformy, jako je nezisková organizace M.arter, která propojuje zaměstnavatele s kvalifikovanými rodiči hledajícími flexibilní úvazky. M.arter zároveň pomáhá firmám zjistit, co mají udělat, aby byli více flexibilní a atraktivní pro potenciální zaměstnance, kteří se vrací do práce po rodičovské dovolené, a tyto poznatky jim pomáhá nastavit a implementovat.

Postupný návrat rodičů do práce

Namísto skoku z rodičovské dovolené rovnou do plného provozu je ideální postupný návrat do pracovního procesu. Zaměstnanec začíná na 1 až 2 dnech v týdnu s jasně ohraničenými úkoly (např. projektová činnost, metodická podpora), nikoliv s odpovědností za „všechno a hned“, což může vést k rychlejšímu vyhoření. Postupem měsíců se hodinová dotace navyšuje v souladu s tím, jak si rodina sedá do nového režimu. Firma tak neztratí kontakt se svým člověkem a plynule si udržuje jeho cenné know-how.

Jakou výhodu přináší flexibilní úvazky firmám?

Flexibilní úvazky nejsou charita. Jedná se o formu práce. Mezi hlavní přínosy patří radikální snížení nákladů na nábor a zaškolení, protože udržet si stávajícího zaměstnance na zkrácený úvazek stojí firmu méně peněz než nábor, adaptace a zaškolování nového člověka na plný úvazek. Pokud zkrácené úvazky efektivně vykrývají provozní špičky, klesá unavenost a přetížení zaměstnanců na plný úvazek. Ti navíc získávají jistotu, že až se jejich vlastní životní situace změní, firma jim vyjde vstříc. Flexibilní úvazky přinášejí vyšší loajalitu, stabilitu a rozšiřují trh práce, ze kterého dnes mnoho firem z důvodu výše popsaných obav téměř nečerpá.

Závěrem: otázka nezní „jestli“, ale „jak“

Retail i výroba stojí na lidech. Pokud budeme dál pracovat jen s představou stoprocentní časové dostupnosti, budeme dál bojovat s nedostatkem personálu. Rodiče malých dětí nejsou problém k řešení. Jsou kapacita k využití, pokud jim přizpůsobíme firemní systém.

Flexibilita neznamená nižší výkon. Je to jiný způsob jeho organizace. Firmy, které chtějí flexibilitu uchopit systémově, často narážejí na otázku, kde začít. Organizace M.arter se dlouhodobě věnuje prorodinné politice ve firmách a pomáhá nastavovat procesy, které umožňují přirozené zapojení rodičů zpět na trh práce bez ohrožení provozu či výkonu.

V Česku se dlouhodobě můžeme s flexibilními úvazky setkat například u firmy IKEA, která nabízí zkrácené úvazky, sdílená pracovní místa i v retailových pozicích na obchodních domech, nebo v dm drogerie markt, kde je vysoký podíl žen a zkrácené úvazky na prodejnách jsou naprosto běžným a funkčním standardem pro vykrývání směn.

„Otázka na trhu práce už dávno nestojí tak, jestli flexibilní úvazky zavádět, ale jak je správně nastavit do praxe. Rodiče na mateřské a rodičovské dovolené mají obrovskou chuť pracovat, jen potřebují, aby jim systém vyšel vstříc v čase. V M.arter firmám pomáháme bořit mýtus, že flexibilita je opakem výkonu – při správném nastavení kompetencí a procesů je to totiž ten nejlepší nástroj, jak vyřešit současný kritický nedostatek lidí v retailu i výrobě.“

– Andrea Bohačíková, CEO, M.arter